DGM skal bli en tjeneste hvor innbyggeren kan få informasjon og få tatt viktige valg i forbindelse med gravferd og gravlegging. På sikt er målet å la innbyggeren kunne avklare forhold før død, kunne gjøre valg i løpet av en gravferd, og håndtert saker knyttet til et gravsted.

Målet med digital gravferdsmelding er å legge til rette for at etterlattes oppgaver og valg om gravferd og grav kan løses digitalt på ett sted, og på en sikker og effektiv måte.

Den første del av tjenesten som settes i gang i 2024/2025 kalles «Melding om ansvar for en gravferd» (ansvarsmelding). Den skal gi innbyggeren en mulighet til å avklare hvem som skal ta ansvaret for gravferden, velge gravferdsbyrå og velge mellom kremasjon eller kistegravlegging. I tillegg vil det bli lenke til det eksisterende digitale søknadsskjema for askespredning. Etter hvert vil tjenesten gradvis bygges ut med nye funksjoner. Dette vil skje i tråd med brukernes behov og ønsker. 

De funksjonene som foreløpig har høyest prioritet som kommende nye funksjoner er å gi mulighet for å lage en digital forhåndsfastsettelse av gravferdsansvar (jf. gravplassloven § 9 første avsnitt), og å kunne søke om askespredning i en fullintegrert versjon med DGM.

«Melding om ansvar for en gravferd» kan tas i bruk i Bærum, Holmestrand, Horten, Tønsberg, Færder, Sandefjord og Larvik. Vi kaller disse kommunene pilotkommuner og her vil pilotering av DGM foregå. Nye kommuner vil fortløpende bli lagt til. 

DGM har åpnet for at løsningen kan testes ut i disse kommunene:

• Bærum
• Holmestrand
• Horten
• Tønsberg
• Sandefjord
• Larvik
• Færder
• Notodden
• Hjartdal
• Tinn
• Bergen
• Øygarden

En etterlatt kan ta ansvar for en gravferd i DGM på to måter:

1. Enten så kan etterlatte benytte skjemaet «Melding om ansvar for en gravferd» på altinn.no. Med en gang legen har fylt ut dødsmeldingen, vil skjemaet være tilgjengelig i Altinn. Dette kan gjøres mens en fortsatt er på helseinstitusjonen, eller når en kommer hjem. Idet skjemaet er sendt inn (signert), så har den etterlatte:
   • tatt formelt ansvar for en gravferd
   • sagt fra om at en vil komme i kontakt med et gravferdsbyrå i nærheten 
   • valgt mellom kistegravlegging og kremasjon
   • oppgitt i hvilken kommune den døde skal gravlegges (eventuelt askespredning eller gravlegging i utlandet)
   
   Fagsystemet til gravferdsbyrå, gravplassmyndighet og eventuelt krematorium mottar umiddelbart disse opplysningene.
   
   Gravferdsbyrå kan nå starte arbeidet knyttet til denne gravferden.
   
   Øvrige opplysninger knyttet til gravferden kan legges inn i DGM via fagsystemet til gravferdsbyrået. Disse opplysningene vil også bli delt med de andre aktørene.
   
   
2. Eller så går etterlatte først til et gravferdsbyrå.
   
   Her er det to alternativer:
   • enten får etterlatte presentert «Melding om ansvar for en gravferd» slik som i punkt 1.
   • eller så legges opplysningene rett inn i fagsystemet. Når alle opplysningene er lagt inn får den etterlatte en SMS om å signere i Altinn på å ta ansvar for gravferden og bekrefte at opplysningene er riktige. Opplysningene går med det samme til gravplassmyndighet og eventuelt krematorium.

For at DGM skal kunne brukes, må følgende avtaler være på plass:

1. Gravferdsbyrået må ha signert en tilslutningsavtale med SFVT.
2. Gravferdsbyrået må ha en avtale med leverandøren av fagsystemet.
3. Leverandøren av fagsystemet må ha brukstilgang til DGM via maskinporten i Altinn der DGM ligger. Vilkår må være oppfylt.
4. SFVT har avtale med Altinn Sentralforvaltning (ASF) som muliggjør deling av data via DGM i Altinn. Gjennom Altinn Sentralforvaltning (ASF) er Digdir databehandler for DGM på vegne av SFVT som behandlingsansvarlig. 

For at DGM skal kunne brukes, må følgende avtaler være på plass. 

1. Gravplassmyndighet og krematorium bør ha signert en tilslutningsavtale med SFVT.
2. Gravplassmyndighet og krematorium må ha en avtale med leverandøren av fagsystemet.
3. Leverandøren av fagsystemet må ha brukstilgang til DGM via maskinporten i Altinn der DGM ligger. Vilkår må være oppfylt.
4. SFVT har avtale med Altinn Sentralforvaltning (ASF) som muliggjør deling av data via DGM i Altinn. Gjennom Altinn Sentralforvaltning (ASF) er Digdir databehandler for DGM på vegne av SFVT som behandlingsansvarlig. 

En tilslutningsavtale i DGM er en avtale mellom SFVT og gravferdsbyrået.

Den gjør det klart hvilke vilkår SFVT stiller for at gravferdsbyrået skal kunne knytte seg til DGM. Avtalen vil bidra til at DGM kan fungere som en god innbyggerløsning.Se forskrift om Digital gravferdsmelding § 4 (åpnes i ny fane).

Se utkast til tilslutningsavtale for gravferdsbyrå (åpnes i ny fane).

SFVT har inngått en samarbeidsavtale med Digdir om utvikling og drift av løsningen. Digdir er databehandler, og SFVT er behandlingsansvarlig for de oppgavene Digdir utfører på vegne av SFVT. 

Det bør foreligge en kundeavtale, dvs. et kundeforhold, mellom en fagsystemleverandør og gravplassmyndigheten/krematoriet. Oppfyllelsen av en slik kundeavtale er utenfor avtalestrukturen til Digital gravferdsmelding, men den vil kunne måtte endres som følge av tilslutningsavtalen. 

Gravferdsbyrået:

• bør søke om å knytte seg til DGM gjennom eget søknadsskjema
• må ha et digitalt fagsystem som: 
  • er godkjent
  • håndterer mottak av Altinnskjema 
  • legger dataene direkte i fagsystemet 
• må ha rutiner for å:
  • spørre etterlatte/den som sørger for gravferden om de kjenner til om avdøde har avgitt forhåndserklæring om gravferdsansvar 
  • spørre etterlatte/den som sørger for gravferden, hvis avdøde var over 18 år og ikke gift, om avdøde hadde samboer 
  • hente ut logg fra DGM på den enkelte gravferd og/eller kremasjon og urneutlevering 
• må ha ansatte som har fått opplæring i DGM
• må melde seg på DGMs nyhetsoppdateringer
• bør delta på brukergruppemøter og gi tilbakemeldinger til prosjektet
• må følge øvrige regelverk knyttet til behandlingsansvar, GDPR, prisopplysninger samt risiko- og sårbarhetsanalyser 

Som eier av tjenesten - tjenesteeier - har SFVT ansvar for tjenesten som leveres. Dette innebærer også et ansvar for å påse at funksjonalitet som leveres i DGM er godt definert, oppleves nyttig og brukervennlig, har riktig kvalitet, er kostnadseffektiv og at løsningen kan forbedres og forenkles kontinuerlig over tid. 

En behandlingsansvarlig er en fysisk eller juridisk person som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og i hovedtrekk hvordan behandlingen skal gjøres. 

Etter forskrift om Digital gravferdsmelding § 5 (åpnes i ny fane) har SFVT behandlingsansvar for personopplysninger som behandles i forbindelse med utvikling, administrasjon og drift av den tekniske løsningen Digital gravferdsmelding. 

Gravplassmyndigheter, krematorier og gravferdsbyråer er likevel behandlingsansvarlige for sin egen behandling av personopplysninger i samsvar med reglene i personvernforordningen (åpnes i ny fane). 

En databehandler er noen som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. En databehandler handler kun på instruks, og tar ikke egne avgjørelser om formålet med behandlingen eller om denne skal skje på en annen måte enn det som er avtalt med den behandlingsansvarlige. 

Et fagsystem er et spesialutviklet dataprogram som ivaretar særskilte funksjoner innen et fagfelt. I vårt tilfelle dødsfall, gravferd og gravlegging. I fagsystemet foretas registrering og behandling av data knyttet til gravferdsbyråets oppgaver. 

SFVT er prosjekt- og tjenesteeier for Digital gravferdsmelding. Dette betyr at SFVT avgjør hvilke funksjoner og tjenester som skal inngå i DGM. Som tjenesteeier er SFVT også behandlingsansvarlig for DGM. 

SFVT avgjør hvilke gravplassmyndigheter, gravferdsbyrå og krematorier som kan benytte Digital gravferdsmelding. Målet er at alle relevante parter slutter seg til tjenesten. 

SFVT kan stille betingelser for at gravplassmyhndigheter, krematorier og gravferdsbyråer kan knytte seg til Digital gravferdsmelding og utveksle opplysninger. SFVT kan også stille krav til funksjonalitet i fagsystemene som skal knyttes til tjenesten og deres kommunikasjon med nasjonale fellesløsninger (f. eks. maskinporten) for sikker tilgangsstyring for virksomheter som utveksler data. 

SFVT kan stille betingelser om at gravplassmyndigheter, krematorier og gravferdsbyråer tar opp bestemte spørsmål i sin dialog med etterlatte. 

SFVT kan også kreve kontaktinformasjon fra gravplassmyndigheter eller stille vilkår om at disse påser at egne kontaktopplysninger til enhver tid er oppdatert i Enhetsregisteret. 

Prosjektet er plassert hos Statsforvalteren i Vestfold og Telemark, avd. justis og vergemål. Denne avdelingen omfatter også faggruppe gravplass, som ivaretar statsforvalterens regionale gravplassmyndighet (åpnes i ny fane). DGM er imidlertid ikke organisert under denne faggruppa, men sideordnet under felles avdelingsledelse. 

Til daglig utvikles DGM av en prosjektgruppe bestående av personer fra både Digdir og SFVT. 

På overordnet nivå har vi en referansegruppe og øverst en styringsgruppe. Lokale gravplassmyndigheter, krematorier og gravferdsbyråer deltar i begge disse utvalgene, og førstelinjetjenestene i gravferdssektoren er dermed godt representert på disse to nivåene.  

Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) har flere roller i tilknytning til DGM. De viktigste er: 

• Gjennom Altinn Sentralforvaltning (ASF) er Digdir databehandler for DGM på vegne av SFVT som behandlingsansvarlig. 
• Gjennom sin utviklingsavdeling leverer Digdir den digitale fagkompetansen for utvikling av DGM. 
• Digdir forvalter også Medfinansieringsordningen for samfunnsøkonomisk lønnsomme statlige tiltak, som skal bidra til bedre tjenester og en mer effektiv offentlig sektor. SFVT har fått midler gjennom denne ordningen for å realisere DGM. Digdirs forvaltning av denne ordningen ligger ikke til samme avdeling som leverer utviklingstjenester inn i prosjektet. 

SFVT har behandlingsansvar for personopplysninger som behandles i forbindelse med utvikling, administrasjon og drift av den tekniske løsningen. Se forskrift om Digital gravferdsmelding § 5.  

Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) er utvikler og databehandler.  

SFVT har som tjenesteeier det overordnede ansvaret for Digital gravferdsmeldings integrasjoner med andre systemer som kreves for å levere tjenesten. Dette inkluderer blant annet integrasjon mot Kontakt- og reservasjonsregisteret og Folkeregisteret.  

SFVT kan endre tjenester eller funksjoner som inngår i Digital gravferdsmelding. SFVT skal sørge for at gravplassmyndighetene får informasjon om endringer som kan ha betydning for gravplassmyndighetenes løsning.   

Dersom det inntreffer en hendelse som medfører at tjenestene i Digital gravferdsmelding ikke kan driftes tilfredsstillende og i tråd med vilkårene, har SFVT rett og plikt til å gjennomføre hasteendringer for å gjenopprette ordinær drift. 

Det er den som er juridisk ansvarlig for utøvelsen av gravplassmyndigheten i kommunen som skal signere avtalen. 

Gravplassmyndigheten/krematoriet må sørge for å utpeke en kontaktperson som kan føres opp i tjenesten i tilfelle en bruker av tjenesten trenger å komme i kontakt med gravplassmyndigheten/krematoriet. Det er opp til den enkelte gravplassmyndighet/krematorium å oppføre riktige kontaktpersoner.