Den som skal være ansvarlig for en gravferd kan ta i bruk ansvarsmeldingen i DGM på to måter.

1. Ansvarsmeldingen kan fylles ut rett etter et dødsfall, f. eks. på helseinstitusjonen hvor dødsfallet fant sted. I skjemaet kan det velges gravleggingsform og eventuelt gravferdsbyrå, før utfyller tar på seg ansvaret for gravferden ved å signere i Altinn. Legen må ha registrert elektronisk dødsmelding før ansvarsmeldingen kan fylles ut.

   Gravplassmyndighet og eventuelt krematorium vil umiddelbart få bestilling om gravlegging og eventuelt kremasjon i sitt fagsystem. Hvis gravferdsbyrå er valgt vil byrået umiddelbart motta en henvendelse i sitt fagsystem slik at man kan ta kontakt med den ansvarlige for videre oppfølging og signering på gravferdsansvaret i Altinn.

2. Alternativt kan den som vil være ansvarlig for en gravferd ta kontakt med et gravferdsbyrå. Byrået registrerer aktuelle opplysninger i sitt fagsystem. Disse opplysningene vil bli overført til Altinn, og den som skal ta ansvar for gravferden mottar skjemaets oppsummeringsside i sin Altinn-innboks. Den som er ansvarlig må bekrefte at opplysningene stemmer, og til slutt signere på gravferdsansvaret i Altinn.

   Gravplassmyndighet og eventuelt krematorium vil umiddelbart få bestilling om gravlegging og eventuelt kremasjon i sitt fagsystem.

For at DGM skal kunne brukes, må følgende avtaler være på plass. 

1. Gravplassmyndighet, gravferdsbyrå og krematorium må hver for seg ha signert en tilslutningsavtale med SFVT. Senere vil også andre typer aktører, f. eks. trossamfunn, ha inngått slik tilslutningsavtale. 
2. Leverandør av aktuelt fagsystem må ha en kundeavtale med den enkelte gravplassmyndighet, krematorium eller gravferdsbyrå. 
3. Leverandøren av fagsystemet må signere bruksvilkår for DGM for å få tilgang til tjenesten og tilhørende data i Altinn via maskinporten. 
4. SFVT og Altinn har inngått en samarbeidsavtale som muliggjør deling av data mellom aktører med tilslutningsavtale via Altinn. 

En lokal gravplassmyndighet må ha inngått tilslutningsavtale med SFVT og kundeavtale med en fagsystemleverandør. Dersom gravplassmyndigheten driver et krematorium kreves også en egen tilslutningsavtale for denne virksomheten.

En tilslutningsavtale i DGM er en avtale mellom SFVT på den ene siden, og gravplassmyndighet, krematorium eller gravferdsbyrå på den andre siden. Tilslutningsavtalen gjør klart hvilke vilkår SFVT stiller for at aktørene skal kunne knytte seg til DGM og ta i bruk tjenesten. Avtalen skal dermed bidra til at DGM kan fungere som en god innbyggerløsning. Se forskrift om Digital gravferdsmelding § 4.

Gjennom DGM vil innbyggeren dele data og kommunisere med blant annet gravplassmyndighet, krematorium og gravferdsbyrå. Som tjenesteeier er SFVT eier av DGM, mens det er gravplassmyndigheten, krematoriet og/eller gravferdsbyrået som gjennom sine fagsystemer sender og mottar informasjon mellom disse tre og innbyggeren. Tilslutningsavtalen skal klarlegge de ulike rollene og hvem som har ansvar for hva når DGM brukes. 

Målet med avtalen er at DGM skal ivareta de etterlatte på best mulig måte i forbindelse med gravferden.  

Lenker til eksempler på tilslutningsavtaler: 

• Gravplassmyndighet
• Krematorium
• Gravferdsbyrå

Det må foreligge en kundeavtale, dvs. et kundeforhold, mellom en fagsystemleverandør og deres kunder - for eksempel gravplassmyndighet, gravferdsbyrå eller krematorium. Oppfyllelsen av en slik kundeavtale er utenfor avtalestrukturen til Digital gravferdsmelding, men den vil kunne måtte endres som følge av tilslutningsavtalen. 

Fagsystemene tilknyttes både Altinns fellessystemer og Digital gravferdsmelding med signering av bruksvilkår for bruk av fellestjenestene. Fagsystemet skal ha funksjonalitet for autentisering av bruker hos gravplassmyndigheten, slik at gravplassmyndigheten kan få tilgang til data i DGM via Maskinporten. 

En behandlingsansvarlig er en fysisk eller juridisk person som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og i hovedtrekk hvordan behandlingen skal gjøres. 

Etter forskrift om Digital gravferdsmelding § 5 har SFVT behandlingsansvar for personopplysninger som behandles i forbindelse med utvikling, administrasjon og drift av den tekniske løsningen Digital gravferdsmelding. 

Gravplassmyndigheter, krematorier og gravferdsbyråer er likevel behandlingsansvarlige for sin egen behandling av personopplysninger i samsvar med reglene i personvernforordningen. 

Et fagsystem er et spesialutviklet dataprogram som ivaretar særskilte funksjoner innen et fagfelt. I forbindelse med Digital gravferdsmelding er fagfeltet knyttet til gravferd, gravlegging, grav eller kremasjon. I fagsystemet foretas registrering og behandling av data knyttet til virksomhetens oppgaver. 

SFVT er prosjekt- og tjenesteeier for Digital gravferdsmelding. Dette betyr at SFVT avgjør hvilke funksjoner og tjenester som skal inngå i DGM. Som tjenesteeier er SFVT også behandlingsansvarlig for DGM. 

SFVT avgjør hvilke gravplassmyndigheter, gravferdsbyrå og krematorier som kan benytte Digital gravferdsmelding. Målet er at alle relevante parter slutter seg til tjenesten. 

SFVT kan stille betingelser for at gravplassmyhndigheter, krematorier og gravferdsbyråer kan knytte seg til Digital gravferdsmelding og utveksle opplysninger. SFVT kan også stille krav til funksjonalitet i fagsystemene som skal knyttes til tjenesten og deres kommunikasjon med nasjonale fellesløsninger (f. eks. maskinporten) for sikker tilgangsstyring for virksomheter som utveksler data. 

SFVT kan stille betingelser om at gravplassmyndigheter, krematorier og gravferdsbyråer tar opp bestemte spørsmål i sin dialog med etterlatte. 

SFVT kan også kreve kontaktinformasjon fra gravplassmyndigheter eller stille vilkår om at disse påser at egne kontaktopplysninger til enhver tid er oppdatert i Enhetsregisteret. 

Det er den som er juridisk ansvarlig for utøvelsen av gravplassmyndigheten i kommunen som skal signere avtalen. 

Gravplassmyndigheten må sørge for å utpeke en kontaktperson som kan føres opp i tjenesten i tilfelle en bruker av tjenesten trenger å komme i kontakt med gravplassmyndigheten. Det er opp til den enkelte gravplassmyndighet å oppføre riktige kontaktpersoner.