Før gravferdsbyrået fyller ut skjemaet i Altinn - Avtale om tilknytning til Digital gravferdsmelding, må byrået være kjent med at det stilles krav til virksomhetens rutiner, opplæring og fagsystem.

Gravferdsbyrået må:

• følge gjeldende regelverk, blant annet forskrift om Digital gravferdsmelding
• etterleve Standard for god gravferdsskikk
• sørge for at ansatte har fått opplæring i fagsystemet, DGM og byråets interne rutiner
• holde seg oppdatert om endringer ved å abonnere på nyhetsvarsler om DGM
• melde fra til Statsforvalteren i Vestfold og Telemark om vesentlige endringer, som ny daglig leder, ny adresse, endret kontaktinformasjon, bytte av fagsystem eller opphør av virksomheten eller en underavdeling
• Rutiner for personvern og taushetsplikt

Gravferdsbyrået må ha skriftlige rutiner for:

• personvern og informasjonssikkerhet
• tilgangsstyring og sletting av personopplysninger
• håndtering av innsyn, retting og andre rettigheter
• håndtering av avvik
• taushetsplikt

Alle ansatte skal ha undertegnet en taushetspliktserklæring. Rutinene for personvern og taushetsplikt skal legges ved skjemaet.

Rutiner for avklaring av gravferdsansvar

Gravferdsbyrået skal ha rutiner for å spørre den som sørger for gravferden:

1. om den døde hadde samboer, dersom den døde var over 18 år og ikke gift
2. om den døde hadde avgitt en forhåndserklæring om hvem som skal ha ansvar for gravferden

Krav knyttet til fagsystemet

Gravferdsbyrået må bruke et fagsystem som kan kobles til DGM. Byrået må:

• oppgi hvilket fagsystem som benyttes
• oppgi nødvendig ID-kode for virksomheten og eventuelle underavdelinger
• ha inngått databehandleravtale med fagsystemleverandøren og legge databehandleravtalen ved skjemaet
• sikre at fagsystemet
  • støtter relevant funksjonalitet i DGM
  • tilpasses ny funksjonalitet innen kunngjort virkningstidspunkt
• ha avtalte krav til oppetid og responstid ved supporthenvendelser
• sørge for at leverandøren kjenner kravene som gjelder for tilknytning til DGM

Gravferdsbyrået inngår selv avtale med fagsystemleverandøren og er ansvarlig for at kravene til fagsystemet blir oppfylt. Byrået skal på forespørsel kunne dokumentere dette.

En behandlingsansvarlig er en fysisk eller juridisk person som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og i hovedtrekk hvordan behandlingen skal gjøres. 

Etter forskrift om Digital gravferdsmelding § 5 (åpnes i ny fane) har SFVT behandlingsansvar for personopplysninger som behandles i forbindelse med utvikling, administrasjon og drift av den tekniske løsningen Digital gravferdsmelding. 

Gravferdsbyråer er likevel behandlingsansvarlige for sin egen behandling av personopplysninger i samsvar med reglene i personvernforordningen (åpnes i ny fane). 

En databehandler er noen som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. En databehandler handler kun på instruks, og tar ikke egne avgjørelser om formålet med behandlingen eller om denne skal skje på en annen måte enn det som er avtalt med den behandlingsansvarlige. 

For at DGM skal være operativ i kommunen må disse fem trinnene følges:

1. Gravplassmyndigheten (og krematoriet) må først ha gjennomgått et inføringskurs
2. GPM/krem ingår deretter avtale om bruk av DGM gjennom sitt avtaleskjema i Altinn
3. Nå kan gravferdsbyråer i kommunen koble seg på dersom:
   1. fagsystemet har bestått v2-test
   2. byrået har sendt inn sitt skjema i Altinn og har avtale med SFVT
4. Først nå kan byrået begynne å bruke DGM. Det beste er å  presenter ansvarsmeldingen så tidlig som mulig i møte med etterlatte https://sfvt.apps.altinn.no/sfvt/dgm-ansvarlig 
   
   Alternativtert er å starte opp i eget fagsystem
5. Helsesektoren i kommunen vil etterhvert også få innføring i DGM 

Ved å bruke Digital gravferdsmelding (DGM) bidrar gravferdsbyrået til:

• Bedre personvern og dataminimering: Opplysninger deles sikkert og spor­bart, og den enkelte aktør mottar bare informasjon som er nødvendig for egne oppgaver.
• Mer effektiv saksbehandling: Strukturerte data overføres direkte mellom fagsystemene. Det reduserer manuell registrering, dobbeltarbeid og risikoen for feil.
• Tydeligere roller og bedre samhandling: Gravferdsbyrået, gravplassmyndigheten og krematoriet får et felles informasjonsgrunnlag og tydeligere ansvarsfordeling i gravferdsforløpet.
• En bedre innbyggerløsning: Etterlatte blir selvhjulpne når de tar ansvar for gravferden, gjør valg og gir opplysninger digitalt til alle involverte aktører.
• Mindre byråkrati for etterlatte: Opplysninger kan gjenbrukes og deles med riktige aktører, slik at etterlatte i mindre grad må oppgi den samme informasjonen flere ganger.