En etterlatt kan ta ansvar for en gravferd i DGM på to måter:

1. Enten så kan etterlatte benytte skjemaet «Melding om ansvar for en gravferd» på altinn.no. Med en gang legen har fylt ut dødsmeldingen, vil skjemaet være tilgjengelig i Altinn. Dette kan gjøres mens en fortsatt er på helseinstitusjonen, eller når en kommer hjem. Idet skjemaet er sendt inn (signert), så har den etterlatte:
   • tatt formelt ansvar for en gravferd
   • sagt fra om at en vil komme i kontakt med et gravferdsbyrå i nærheten 
   • valgt mellom kistegravlegging og kremasjon
   • oppgitt i hvilken kommune den døde skal gravlegges (eventuelt askespredning eller gravlegging i utlandet)
   
   Fagsystemet til gravplassmyndighet, eventuelt krematorium og gravferdsbyrå mottar umiddelbart disse opplysningene. Hvis det er valgt gravferdsbyrå kan det opprettes kontakt mellom byrået og den som har tatt ansvar.
   
   Gravplassmyndighet og eventuelt krematorium kan nå starte arbeidet knyttet til gravferd/kremasjon.
   
   Øvrige opplysninger knyttet til gravferden kan legges inn i DGM via fagsystemet til gravplassmyndigheten/krematoriet. Disse opplysningene vil også bli delt med de andre aktørene.
   
   
2. Eller så går etterlatte først til et gravferdsbyrå eller gravplassmyndighet/krematorium.
   
   Her er det to alternativer:
   • enten får etterlatte presentert «Melding om ansvar for en gravferd» slik som i punkt 1.
   • eller så legges opplysningene rett inn i fagsystemet. Når alle opplysningene er lagt inn får den etterlatte en SMS om å signere i Altinn på å ta ansvar for gravferden og bekrefte at opplysningene er riktige. Opplysningene går med det samme til gravferdsbyrå og eventuelt krematorium.

For at DGM skal kunne brukes, må følgende avtaler være på plass. 

1. Gravplassmyndighet og krematorium bør ha signert en tilslutningsavtale med SFVT.
2. Gravplassmyndighet og krematorium må ha en avtale med leverandøren av fagsystemet.
3. Leverandøren av fagsystemet må ha brukstilgang til DGM via maskinporten i Altinn der DGM ligger. Vilkår må være oppfylt.
4. SFVT har avtale med Altinn Sentralforvaltning (ASF) som muliggjør deling av data via DGM i Altinn. Gjennom Altinn Sentralforvaltning (ASF) er Digdir databehandler for DGM på vegne av SFVT som behandlingsansvarlig. 

En behandlingsansvarlig er en fysisk eller juridisk person som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og i hovedtrekk hvordan behandlingen skal gjøres. 

Etter forskrift om Digital gravferdsmelding § 5 (åpnes i ny fane) har SFVT behandlingsansvar for personopplysninger som behandles i forbindelse med utvikling, administrasjon og drift av den tekniske løsningen Digital gravferdsmelding. 

Gravplassmyndigheter og krematorier er likevel behandlingsansvarlige for sin egen behandling av personopplysninger i samsvar med reglene i personvernforordningen (åpnes i ny fane). 

En databehandler er noen som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. En databehandler handler kun på instruks, og tar ikke egne avgjørelser om formålet med behandlingen eller om denne skal skje på en annen måte enn det som er avtalt med den behandlingsansvarlige. 

Et fagsystem er et spesialutviklet dataprogram som ivaretar særskilte funksjoner innen et fagfelt. I vårt tilfelle dødsfall, gravferd og gravlegging. I fagsystemet foretas registrering og behandling av data knyttet til gravplassmyndighet/krematorium oppgaver. 

De fleste krematorier kremerer kister for andre kommuner enn der krematoriet ligger. For at vi skal ha kontroll på dataflyt og skille mellom rollene gravplassmyndighet og krematoriemyndighet må det signeres både en avtale som gravplassmyndighet og en avtale som krematoriemyndighet.

En tilslutningsavtale i DGM er en avtale mellom SFVT og gravplassmyndighet/krematorium.

Den gjør det klart hvilke vilkår SFVT stiller for at gravplassmyndigheten/krematoriet skal kunne knytte seg til DGM. Avtalen vil bidra til at DGM kan fungere som en god innbyggerløsning. Se forskrift om Digital gravferdsmelding § 4 (åpnes i ny fane).

Se utkast til tilslutningsavtale for gravplassmyndighet (åpnes i ny fane).

Se utkast til tilslutningsavtale for krematorium (åpnes i ny fane).

SFVT har behandlingsansvar for personopplysninger som behandles i forbindelse med utvikling, administrasjon og drift av den tekniske løsningen. Se forskrift om Digital gravferdsmelding § 5.  

Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) er utvikler og databehandler.  

SFVT har som tjenesteeier det overordnede ansvaret for Digital gravferdsmeldings integrasjoner med andre systemer som kreves for å levere tjenesten. Dette inkluderer blant annet integrasjon mot Kontakt- og reservasjonsregisteret og Folkeregisteret.  

SFVT kan endre tjenester eller funksjoner som inngår i Digital gravferdsmelding. SFVT skal sørge for at gravplassmyndighetene får informasjon om endringer som kan ha betydning for gravplassmyndighetenes løsning.   

Dersom det inntreffer en hendelse som medfører at tjenestene i Digital gravferdsmelding ikke kan driftes tilfredsstillende og i tråd med vilkårene, har SFVT rett og plikt til å gjennomføre hasteendringer for å gjenopprette ordinær drift. 

Det er den som er juridisk ansvarlig for utøvelsen av gravplassmyndigheten i kommunen som skal signere avtalen. 

Det bør foreligge en kundeavtale, dvs. et kundeforhold, mellom en fagsystemleverandør og gravplassmyndigheten/krematoriet. Oppfyllelsen av en slik kundeavtale er utenfor avtalestrukturen til Digital gravferdsmelding, men den vil kunne måtte endres som følge av tilslutningsavtalen. 

Gravplassmyndigheten og krematoriet:

• bør søke om å knytte seg til DGM gjennom eget søknadsskjema
• må ha et digitalt fagsystem som: 
  • er godkjent
  • håndterer mottak av Altinnskjema 
  • legger dataene direkte i fagsystemet 
• må ha rutiner for å:
  • spørre etterlatte/den som sørger for gravferden om de kjenner til om avdøde har avgitt forhåndserklæring om gravferdsansvar 
  • spørre etterlatte/den som sørger for gravferden, hvis avdøde var over 18 år og ikke gift, om avdøde hadde samboer 
  • hente ut logg fra DGM på den enkelte gravferd og/eller kremasjon og urneutlevering 
• må ha ansatte som har fått opplæring i DGM
• må melde seg på DGMs nyhetsoppdateringer
• bør delta på brukergruppemøter og gi tilbakemeldinger til prosjektet
• må følge øvrige regelverk knyttet til behandlingsansvar, GDPR, prisopplysninger samt risiko- og sårbarhetsanalyser 

Gravplassmyndigheten/krematoriet må sørge for å utpeke en kontaktperson som kan føres opp i tjenesten i tilfelle en bruker av tjenesten trenger å komme i kontakt med gravplassmyndigheten/krematoriet. Det er opp til den enkelte gravplassmyndighet/krematorium å oppføre riktige kontaktpersoner.