Etterlatte kan ta ansvar for en gravferd i DGM på to måter:

1. Via Altinn

Etterlatte kan bruke skjemaet «Melding om ansvar for en gravferd» på altinn.no. Skjemaet blir tilgjengelig straks legen har fylt ut dødsmeldingen. Dette kan gjøres mens man fortsatt er på helseinstitusjonen, eller når man har kommet hjem.

Når skjemaet er sendt inn og signert, har den etterlatte:

• • tatt formelt ansvar for gravferden
  • gitt beskjed om at man ønsker kontakt med et gravferdsbyrå
  • valgt mellom kistegravlegging og kremasjon
  • oppgitt hvilken kommune den avdøde skal gravlegges i (eventuelt askespredning eller gravlegging i utlandet)

Opplysningene sendes umiddelbart til fagsystemene hos gravplassmyndighet, krematorium og eventuelt gravferdsbyrå. Dersom et byrå er valgt, kan kontakt opprettes direkte mellom byrået og den ansvarlige.

Gravplassmyndighet og krematorium kan da starte arbeidet med gravferden eller kremasjonen. Øvrige opplysninger kan legges inn i DGM via fagsystemet, og deles med de andre aktørene.

2. Via gravferdsbyrå eller gravplassmyndighet/krematorium

Etterlatte kan også først ta kontakt med et gravferdsbyrå eller gravplassmyndigheten/krematoriet.

Her finnes to alternativer:

• • Etterlatte får presentert skjemaet «Melding om ansvar for en gravferd», som står i punkt 1
  • Opplysningene legges direkte inn i fagsystemet. Når alt er registrert, mottar den etterlatte en SMS med lenke til Altinn for å signere og bekrefte opplysningene

Etter signering sendes informasjonen umiddelbart til gravferdsbyrå og eventuelt krematorium.

For at DGM skal kunne tas i bruk, må følgende avtaler være på plass:

• Gravplassmyndighet og krematorium bør ha signert en tilslutningsavtale med SFVT.
• De må også ha en avtale med leverandøren av fagsystemet.
• Fagsystemleverandøren må ha tilgang til DGM via Maskinporten i Altinn. Alle vilkår for tilgang må være oppfylt.

  ---

SFVT har en avtale med Altinn Sentralforvaltning (ASF), som gjør det mulig å dele data via DGM i Altinn. Gjennom ASF er Digdir databehandler for DGM, på vegne av SFVT, som er behandlingsansvarlig.

En behandlingsansvarlig er en fysisk eller juridisk person som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene og i hovedtrekk hvordan behandlingen skal gjøres. 

Etter forskrift om Digital gravferdsmelding § 5 (åpnes i ny fane) har SFVT behandlingsansvar for personopplysninger som behandles i forbindelse med utvikling, administrasjon og drift av den tekniske løsningen Digital gravferdsmelding. 

Gravplassmyndigheter og krematorier er likevel behandlingsansvarlige for sin egen behandling av personopplysninger i samsvar med reglene i personvernforordningen (åpnes i ny fane). 

En databehandler er noen som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige. En databehandler handler kun på instruks, og tar ikke egne avgjørelser om formålet med behandlingen eller om denne skal skje på en annen måte enn det som er avtalt med den behandlingsansvarlige. 

De fleste krematorier kremerer kister for andre kommuner enn der krematoriet ligger.

For at vi skal ha kontroll på dataflyt og skille mellom rollene gravplassmyndighet og krematoriemyndighet, må det signeres både en avtale som gravplassmyndighet og en avtale som krematoriemyndighet.

For at DGM skal kunne tas i bruk, må følgende avtaler være på plass:

• Gravplassmyndighet og krematorium bør ha signert en tilslutningsavtale med SFVT.

  • Se forskrift om Digital gravferdsmelding § 4 (åpnes i ny fane).
  • Se utkast til tilslutningsavtale for gravplassmyndighet (åpnes i ny fane).
  • Se utkast til tilslutningsavtale for krematorium (åpnes i ny fane).

• Gravplassmyndighet og krematorium må også ha en avtale med leverandøren av fagsystemet.

• Fagsystemleverandøren må ha tilgang til DGM via Maskinporten i Altinn, og alle vilkår for tilgang må være oppfylt.

SFVT har en avtale med Altinn Sentralforvaltning (ASF), som gjør det mulig å dele data via DGM i Altinn. Gjennom ASF er Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) databehandler for DGM, på vegne av SFVT.

SFVT har behandlingsansvar for personopplysninger som behandles i forbindelse med utvikling, administrasjon og drift av den tekniske løsningen.

• Se forskrift om Digital gravferdsmelding § 5 (åpnes i ny fane).

  ---

Som tjenesteeier har SFVT det overordnede ansvaret for DGM og dets integrasjoner med andre systemer som er nødvendige for å levere tjenesten. Dette inkluderer blant annet integrasjon mot Kontakt- og reservasjonsregisteret og Folkeregisteret.

SFVT kan endre tjenester eller funksjoner som inngår i DGM, og skal sørge for at gravplassmyndighetene får informasjon om endringer som kan påvirke deres løsning.

Dersom det oppstår en hendelse som gjør at tjenestene i DGM ikke kan driftes tilfredsstillende og i tråd med vilkårene, har SFVT både rett og plikt til å gjennomføre hasteendringer for å gjenopprette ordinær drift.

Det er den som er juridisk ansvarlig for utøvelsen av gravplassmyndigheten i kommunen som skal signere tilslutningsavtalen.

Det bør foreligge en kundeavtale – et formelt kundeforhold – mellom fagsystemleverandøren og gravplassmyndigheten eller krematoriet.

Denne avtalen regulerer bruk og drift av fagsystemet lokalt.

Selv om oppfyllelsen av kundeavtalen ligger utenfor avtalestrukturen til Digital gravferdsmelding (DGM), kan det være behov for å justere avtalen som følge av tilslutning til DGM.

Gravplassmyndigheten og krematoriet:

• bør søke om å knytte seg til DGM gjennom eget søknadsskjema
• må ha et digitalt fagsystem som: 
  • er godkjent
  • håndterer mottak av Altinnskjema 
  • legger dataene direkte i fagsystemet 
• må ha rutiner for å:
  • spørre etterlatte/den som sørger for gravferden om de kjenner til om avdøde har avgitt forhåndserklæring om gravferdsansvar 
  • spørre etterlatte/den som sørger for gravferden, hvis avdøde var over 18 år og ikke gift, om avdøde hadde samboer 
  • hente ut logg fra DGM på den enkelte gravferd og/eller kremasjon og urneutlevering 
• må ha ansatte som har fått opplæring i DGM
• må melde seg på DGMs nyhetsoppdateringer
• bør delta på brukergruppemøter og gi tilbakemeldinger til prosjektet
• må følge øvrige regelverk knyttet til behandlingsansvar, GDPR, prisopplysninger samt risiko- og sårbarhetsanalyser 

Gravplassmyndigheten og krematoriet må sørge for å utpeke en kontaktperson som kan registreres i tjenesten.

Dette er viktig i tilfelle en bruker av Digital gravferdsmelding (DGM) har behov for å komme i kontakt med gravplassmyndigheten eller krematoriet.
Det er opp til den enkelte gravplassmyndighet eller krematorium å sørge for at riktig kontaktperson blir oppført.